A documentação da infraestrutura informática é um recurso valioso para qualquer organização, mas costuma ser um “ponto sensível” devido ao fraco controlo e falta de sistematização. É preciso muito esforço e tempo para criar um relatório documental bem organizado. Se não houver staff suficiente responsável pela gestão de documentos, a ocorrência de muitos problemas desagradáveis para a empresa é apenas uma questão de tempo.

Quando é necessário auditar a infraestrutura informática, recomenda-se a utilização de software especial, como o Total Network Inventory (TNI) – uma solução de ferramenta de software eficaz para uma contabilização de alta qualidade de software e licenças na rede.

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Como organizar a documentação empresarial

A documentação informática pode ser sensivelmente dividida em:

• Documentos do produto de software
• Documentação do sistema automatizado
• Documentação do serviço das soluções
• Documentação do hardware
• Outra documentação de manutenção

Independentemente de ser um desenvolvedor de software, de ter comprado uma licença de software ou de ter actualizado o seu equipamento de hardware, deve assegurar-se de que todas as informações importantes estão armazenadas num só lugar. Alguma documentação técnica (licenças, acordos, contratos, folhas de cálculo, manuais, instruções, etc.) são essenciais durante a renovação dos contratos e licenças, assim como durante a formação de novos funcionários que trabalham no apoio à infraestrutura informática da empresa.

Armazenar a informação digitalmente é o primeiro passo para organizar os registos da sua empresa. Para além da comodidade de procurar rapidamente o que precisa, os dados digitais podem ser auditados facilmente e têm um alto nível de segurança. Para a maioria das pessoas, imprimir um documento e colocá-lo numa pasta tornou-se uma acção de rotina, uma espécie de prova e confirmação de que o trabalho foi feito. No entanto, quando a empresa é confrontada com a necessidade de fazer um inventário, não se sabe onde estão os documentos necessários.

O segundo e último passo é indexar conteúdo e uniformizar e padronizar o armazenamento de documentos. Isto pode ser feito utilizando um software especializado, que é responsável pelo registo adequado dos dados recebidos.

Vantagens da documentação de recursos informáticos

A realização da documentação de recursos informáticos aplica-se a qualquer empresário, assim como a organizações que tenham um grande parque técnico, que usem vários programas de software e canais de comunicação modernos. Deve ser realizada uma auditoria polivalente nos seguintes casos:

• Aquisição de uma empresa ou fusão de várias organizações numa única sociedade-mãe ou corporação para examinar o estado actual do negócio, avaliar o estado dos sistemas informáticos.
• Melhoria da infraestrutura informática existente: actualização de programas e equipamento.
• Detecção, controlo e eliminação de “pontos sensíveis” dos sistemas. Um inventário eficiente ajuda-o a reduzir a volume de trabalho do apoio técnico, poupa fundos na formação de funcionários, optimiza significativamente os processos de trabalho da empresa, e reduz o risco de dificuldades relacionadas com auditorias.

Utilizar uma solução de software única na documentação informática

O TNI é um software flexível que cumpre as necessidades de qualquer utilizador. É a solução perfeita para empresas que dão valor ao seu tempo e que sabem que o inventário da estrutura informática não é apenas uma formalidade, mas também um passo importante para melhorar o controlo e criar relatórios fiáveis. As principais vantagens do software são:

• Aquisição de uma empresa ou fusão de várias organizações numa única sociedade-mãe ou corporação: para examinar o estado actual do negócio e avaliar o estado dos sistemas informáticos.
• Base de dados de programas integrada: armazenar dados sobre cada licença detida por uma organização, em conjunto com o enquadramento, chaves, data de validade, documentos anexos.
• Estado de licença: as chaves do software instalado serão detectadas automaticamente em todos os dispositivos para que possa receber informações actualizadas sobre as licenças.
• Automatização de documentação de equipamento de computadores (aparelhos de escritório): criar um relatório detalhado para cada equipamento em apenas alguns cliques. Pode agrupar dispositivos, adicionar comentários, obter informações sobre o sistema operativo, software instalado e muito mais.
• A capacidade de criar vários códigos de barras está disponível para equipamento de auditoria e rotulação.
• Criação de relatórios flexíveis para diferentes categorias de dados e muito mais.

Com o TNI, fazer a documentação da rede é uma experiência agradável em vez de uma rotina monótona e cansativa.